Азербайджанская Республика
Республика Армения
Республика Беларусь
Республика Казахстан
Кыргызская Республика
Республика Молдова
Российская Федерация
Республика Таджикистан
Туркменистан
Республика Узбекистан
Украина
Документ


Корпоративная почта как компонент информатизации вуза



Аннотация

В статье рассмотрены технические, технологические, методические вопросы, связанные с внедрением корпоративной почты в учебном заведении.


Текст документа

Сегодня обмен сообщениями электронной почты стал основным средством обмена информацией и документами. Электронная почта отличается от традиционной тем, что она не требует дополнительных затрат, время доставки сообщений занимает от нескольких секунд до нескольких минут, хорошо защищена, имеются дублирующие системы, которые не позволяют письмам потеряться. По электронной почте приходят важные заказы, выставляются счета, подтверждаются встречи, а также осуществляется документооборот внутри и между организациями. Также сейчас уже не обязательно иметь рядом компьютер, чтобы посмотреть свою почту, достаточно воспользоваться клиентом на мобильном телефоне.

Корпоративная почта в высшем учебном заведении — это высокая эффективность работы, безопасность, возможность использования корпоративных стандар­тов и общей адресной книги, единых правил сортировки почты и настройки, возможность организации групповых оповещений, собраний и т.д., возможность хра­нения почты на сервере, а не на локальных компьютерах, возможность получения почты на мобильных устройствах, возможность оперативного подключения к си­стеме новых пользователей, быстрое получение и настройка пользователем почты на другом рабочем месте. Для создания такой почты необходимо ориентироваться в некоторых вопросах. Рассмотрим их.

Анализ ситуации (оценка затрат, сравнение различных решений и вы­бор оптимального варианта). Для обеспечения бесперебойной отправки, хра­нения и получения электронных сообщений необходимо иметь два независимых широкополосных канала связи доступа к сети Интернет и несколько аппаратно-програмно связных серверов. Большинство образовательных учреждений недо­статочно оборудовано программно-техническими и телекоммуникационными средствами, а также своевременно не обновляют все необходимое оборудование, так как с финансовой точки зрения считают это нецелесообразным.

Экономический и технический выход из данной ситуации был найден компанией Google, которая для учебных заведений бесплатно предоставляет услуги корпоративной почты. Данная почта отвечает всем высоким програмно-техниче­ски�� требованиям и является одной из самых надежных в мире. Также служба имеет дружественный и интуитивно-понятный интерфейс с большим количеством возможностей.

Для использования почтовых услуг Google необходимо пройти несложную регистрацию на сайте компании по ссыле http://google.com/a/, указать доменное имя учебного заведения, на котором и будет функционировать корпоративная поч­та, и данные будущего администратора почты. Сразу после регистрации получа­ют доступ к панели администратора почты, в которой уже есть все необходимые инструкции и настройки для использования почты. Далее по полученным инст­рукциям администратору домена необходимо сделать изменения на DNS-сервере домена (прописав записи mx) и подтвердит�� право собственности на домен, раз­местив специальную страничку на сайте или сделать изменнения на DNS-серве­ре. После всех именений на DNS-сервере необходимо подождать несколько дней (менее трех дней), это связано с тем, что DNS-записи обновляются в сети не сразу.

Методика работа почты на стороне администратора. При работе с почтой на уровне администратора домена открываются следующие возможности:

— панель инструментов: есть возможность настройки и добавления новых служб;

— аккаунты пользователей: позволяет создавать и редактировать пользователей и рассылки. Также есть специальный раздел — «Загрузить группу пользователей», где подробно описано, какого типа и содержания должна быть база данных и как ее ввести в систему Google;

— настройки домена: изменение общей информации о домене, аккаунте и внешнем виде;

— дополнительные инструменты: позволяют управлять массовой загрузкой, миграцией электронной почты и загрузкой электронной почты по API;

— настройки службы: позволяют управлять электронной почтой, чатом календарем и документами.

Создание аккаунтов можно организовать двумя путями: 1) добавление пользователя «по одному» и создание индивидуального логина и пароля для каждого пользователя; 2) создание базы данных, в которой хранятся все логины, пароли и дополнительные поля. После создания такой базы и ее заполнения производится экспорт данных из базы в общепринятом формате. Затем экспортированные данные импортируются в базу данных Google. Из той же базы при помощи формул выводится отчет для каждого пользователя отдельно, т.е. каждый получает на руки брошюрку с основными данными по его ящику.

Второй путь гораздо удобнее для импорта большого количества пользователей, но не совсем подходит для персонального создания почтового ящика.

В связи с тем, что корпоративная почта создается для большого числа пользователей, мы использовали второй способ для занесения основного массива дан­ных в систему, а в дальнейшем мы использовали первый способ, так как подходили пользователи с индивидуальными просьбами.

Существует простой способ синхронизации базы данных Google с базой дан­ных, из которой происходил экспорт, что очень облегчает работу. При долговременном использовании почты Google неизбежно появляются существенные различия между исходной базой данных и базой данных Google в связи с необходи­мостью добавления новых пользователей. Меню для экспорта базы данных Google находится в настройках служб электронной почты, в закладке адреса есть кнопка загрузки списка пользователей в файл базы данных, который можно использовать для импорта в родительскую базу данных. В связи с тем, что данные в базах будут повторяться, существует меню для выбора экспорта с заменой совпадающих данных или без замены.

Ввод в эксплуатацию. Для того чтобы корпоративная почта начала функци­онировать, необходимо не только создать аккаунты для пользователей электронной почты, но и довести до них необходимые данные для доступа к почте и заинтересовать их в ее использовании. Основываясь на нашем опыте внедрения кор­поративной почты, мы использовали общую базу данных, которая была создана ранее. C помощью единой базы данных были распечатаны индивидуальные листы с данными доступа к почте, что позволяло сохранять конфиденциальность и из­бежать ошибок в написании данных для доступа при перепечатывании. Первоначальная раздача данных сотрудникам университета была организованна через канцелярию (которая, в свою очередь, раздавала данные для доступа сотрудникам лично в руки) и через управление информатизации МГУТУ по спискам, предоставленным отделом кадров. В дальнейшем заявки на регистрацию персональных почтовых ящиков новых сотрудников принимаются через почтовые ящики, откры­тые на имя кафедр, или при личном обращении сотрудника в управление информатизации, таким образом была обеспечена оперативность создания ящиков для уже указанных сотрудников и для сотрудников, которые не попали в списки.

Для более быстрого внедрения корпоративной почты в учебном заведении мы учитывали, что не все пользователи имеют навыки по работе с персональной почтой и они не могут уверенно использовать возможности электронной почты. Для этого в МГУТУ были организованны регулярные подготовительные краткосрочные курсы по работе с почтой. На курсах особое внимание уделялось технике использования почты. Также большое внимание уделялось вопросам личной информационной безопасности пользователей: какие правила необходимо соблюдать, если вход в почтовый ящик осуществляется с общедоступного компьютера, какие пароли доступа следует устанавливать для входа на почту и др. Для пользо­вателей, которые по тем или иным причинам не смогли посещать курсы, был создан сайт http://help.mail.mgutm.ru, на котором располагаются обучающие видеоролики, в которых показаны все основные действия по работе с почтой. Также с помощью сайта мы реализовали техническую поддержку пользователей (через почту и форму обратной связи). Таким образом, сотрудники университета самостоятельно могут научиться работать с почтой и задавать интересующие их вопросы.

Несмотря на всю проделанную работу по обучению, некоторые пользователи по тем или иным причинам по-прежнему не могут овладеть основами работы с почтой, поэтому следующим нашим шагом для обучения этих пользователей должен стать выпуск печатного справочного пособия, которо�� будет распространяться по кафедрам университета и поможет самостоятельно освоить данный материал.

Корпоративная почта — ключ к быстрому и качественному обмену ценной и повседневной информацией. Простота в использовании, надежность и популярность делают такой вид связи одним из самых распространенных в мире.




URL : http://imp.rudn.ru/vestnik/2009/2009_3/18.pdf

Автор оригинальной публикации : Квашнин П.И., Русинов А.С.

Источник оригинальной публикации : Журнал «Вестник РУДН» серия «Информатизация образования», 2009, №3

[ document.id: 1491 ]



Новости

10.09.2014
Институт международных программ Российского университета дружбы народов продолжает набор на ЗАОЧНЫЕ МАГИСТЕРСКИЕ ПРОГРАММЫ
Институт международных программ продолжает набор на ЗАОЧНЫЕ магистерские программы по направлению «Менеджмент», «Экономи...

20.06.2014
Институт международных программ объявляет конкурсный прием на магистерские программы по направлению «Зарубежное регионоведение»
Институт международных программ объявляет конкурсный прием в магистратуру по направлению «Зарубежное регионоведение» спе...

20.06.2014
Институт международных программ объявляет конкурсный прием на магистерскую программу «Менеджмент международного образования»
Институт международных программ объявляет конкурсный прием в магистратуру по направлению «Менеджмент» специализация «Мен...

27.02.2014
Московская Летняя школа Российского университета дружбы народов приглашает новых слушателей
1 марта 2014 г. Московская Летняя школа Российского университета дружбы народов начинает прием новый участников летних к...

Российский университет дружбы народов
Институт Международных программ
2008